Arhiva

Informarea privind datele personale

Ultima actualizare: 29 octombrie 2026

Această notă spune ce date personale prelucrează Arhiva, de la arhiva.kronstadtsoft.ro, de ce, cât timp le păstrăm, cine le mai primește și ce drepturi aveți.

Cine răspunde de date

Kronstadt Family Invest S.R.L. operează Arhiva și este operatorul datelor din conturi. Sediul: Str. Graurului nr. 17, bl. C7, et. 5, ap. 47, Municipiul Brașov, Județul Brașov, România. Număr de ordine în Registrul Comerțului: J2020000762081. Cod fiscal (CUI): 42485149.

Pentru orice întrebare sau cerere despre datele dvs., scrieți la contact@kronstadtsoft.ro.

Ce date prelucrăm, de ce și cât timp le păstrăm

Adresa de e-mail și contul

Folosim adresa de e-mail ca să vă recunoaștem contul și ca să vă trimitem mesajele contului: confirmarea adresei, linkul de intrare, linkul pentru o parolă nouă și invitațiile. Contul păstrează și data creării, data ultimei modificări și dacă adresa este confirmată.

Temeiul: încheierea și executarea contractului prin care folosiți Arhiva (GDPR, art. 6 alin. (1) lit. b)). Când deschideți contul pentru o firmă sau o instituție, temeiul este interesul nostru legitim de a oferi serviciul organizației pe care o reprezentați (GDPR, art. 6 alin. (1) lit. f)).

Păstrăm aceste date cât timp există contul. Ștergem contul când ne cereți la contact@kronstadtsoft.ro.

Parola

Dacă alegeți o parolă, păstrăm doar amprenta ei, calculată cu algoritmul scrypt și o valoare aleatoare. Din amprentă nu se poate afla parola. Când schimbați parola, amprenta veche se înlocuiește.

Mesajele trimise și limitarea cererilor

Pentru fiecare mesaj al contului păstrăm adresa de e-mail și ora trimiterii, ca să trimitem cel mult 5 mesaje pe oră la aceeași adresă. Linkul de intrare (valabil 15 minute) și linkul pentru parolă nouă (valabil 60 de minute) se pot folosi o singură dată; din ele păstrăm doar amprenta. Linkul de confirmare a adresei (valabil 24 de ore) este semnat de serviciu și nu se păstrează.

Ca să limităm încercările de intrare și de creare a conturilor, numărăm cererile venite de la fiecare adresă IP, pentru fiecare pagină. Păstrăm doar amprenta SHA-256 a adresei IP și a paginii, cu numărul de cereri.

Temeiul: interesul nostru legitim de a proteja conturile și serviciul de folosire abuzivă (GDPR, art. 6 alin. (1) lit. f)). Le ștergem după 24 de ore.

Sesiunea și cookie-ul

După intrare, browserul primește un singur cookie, __Host-arhiva_session, care vă ține în cont. Cookie-ul conține identificatorul sesiunii, semnat cu o cheie secretă a serviciului. Nu păstrăm adresa IP și browserul de la care ați intrat. Arhiva nu folosește alte cookie-uri și nici instrumente de analiză a traficului.

Sesiunea durează 30 de zile. Ieșirea din cont o șterge imediat. Schimbarea parolei închide celelalte sesiuni.

Organizația și echipa

Pentru fiecare organizație păstrăm numele, planul, data creării, utilizatorii și rolul fiecăruia. Pentru fiecare invitație păstrăm adresa invitată, cine a trimis-o, starea ei și data expirării. O invitație este valabilă 7 zile. Temeiul este cel de la adresa de e-mail. Păstrăm aceste date cât timp există organizația.

Documentele încărcate de organizații

Pentru documentele pe care o organizație le încarcă în Arhiva, organizația este operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită. Prelucrăm documentele numai pentru serviciul Arhiva: le păstrăm, citim textul, îl indexăm pentru căutare și răspundem la întrebările membrilor organizației. Condițiile sunt în acordul de prelucrare (GDPR, art. 28), pe care organizația îl găsește în Arhiva, la GDPR.

Dacă un document vă privește, adresați cererea organizației care l-a încărcat. Arhiva o ajută să găsească documentele care vă numesc și să vi le trimită.

Paginile scanate și întrebările merg la un model AI din Uniunea Europeană, prin Cortecs. Modelul nu păstrează cererile și nu învață din ele. Documentele rămân în Arhiva până când organizația le șterge sau până la sfârșitul contractului.

Cine mai primește datele

  • OVHcloud găzduiește serverul, baza de date și fișierele documentelor (Object Storage), în Uniunea Europeană.
  • Cortecs transmite paginile scanate și întrebările la modelul AI al furnizorului Entrim, în Slovenia, fără păstrarea datelor. Primește numai conținutul documentelor organizațiilor, nu datele conturilor.
  • Google (Google Workspace) primește mesajele trimise la contact@kronstadtsoft.ro.

Acești furnizori prelucrează datele pentru noi, ca persoane împuternicite. Nu dăm datele altor destinatari.

Transferuri în afara Uniunii Europene

Serverul, baza de date, fișierele și modelul AI sunt în Uniunea Europeană. Nu transferăm date în afara Spațiului Economic European.

Decizii automate

Nu luăm decizii automate despre dvs. și nu facem profiluri. Răspunsurile modelului AI citează documentele; un om decide ce face cu ele.

Sunteți obligat să ne dați datele?

Nicio lege nu vă obligă. Fără adresa de e-mail nu putem deschide contul și nu vă putem trimite mesajele contului.

Drepturile dvs.

Puteți cere acces la datele dvs., rectificarea lor, ștergerea lor, restricționarea prelucrării și o copie a lor într-un format structurat (portabilitate). Vă puteți opune prelucrării care se bazează pe interesul nostru legitim. Scrieți la contact@kronstadtsoft.ro. Răspundem în cel mult o lună.

Puteți face plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

Modificări

Când nota se schimbă, se schimbă și data de la începutul ei.

Condițiile de folosire a serviciului sunt în termenii de utilizare.